障害福祉サービス事業所へのフォーム営業で気をつけること

最終更新 2026年08月28日

送るタイミングを制度サイクルに合わせる

障害福祉サービス事業所は4月・10月の報酬改定直後が最も忙しく、この時期のフォーム営業は読まれずに終わりやすい。5月・11月にずらすと、業務が落ち着いた頃に届くため反応が上がりやすい。

• 4月改定→5月に送る、10月改定→11月に送るとスケジュールに組み込んでおく
• 直近の報酬改定年月を本文に1行添えると、制度改正に敏感な管理者ほど自分事として読みやすい
• 実地指導の予告通知後1ヶ月以内は記録整備の緊急性が伝わりやすいタイミングなので、地域の実地指導時期を把握できるなら狙う
• 逆に実地指導直前の1〜2ヶ月は繁忙期のため、送信を避けたほうが印象がよい
• 指定更新は6年ごとに来るので、事業所の指定年月日を確認し半年以内に更新が迫っていないかをチェック項目にしておく

事業所ごとの状況を事前に調べてから書く

同じ文面を一斉送信するより、事業所の情報を数分調べてから一言足すほうが読まれやすい。調べる項目をあらかじめ決めておくと迷わない。

• サイトに運営年数の記載がなければ、法人番号公表サイトで設立年を調べて本文に反映させる
• 法人設立3年以内なら運営体制の整備、10年以上なら業務刷新という切り口に寄せる
• 送迎車両の台数と利用者数の比率が合わない事業所には、送迎効率化を切り口にする
• モニタリング記録が手書きなど古い様式の場合は、効率化ではなく「監査対応」を切り口にしたほうが刺さりやすい
• 地域移行支援・地域定着支援の年間実績件数を確認項目にしておく
• 医療的ケア児コーディネーターの配置有無を確認し、未配置なら研修案内を添える
• 平均稼働率は80%前後が目安とされるため、これを下回りそうな事業所には稼働率改善の提案を1文だけ添える
• グループホームなら夜間支援体制加算の算定状況を確認し、未取得なら加算取得支援を提案する
• 職員の平均勤続年数が3年未満と見られる場合は、半日完結型の定着率向上研修を提案する
• サービス管理責任者研修は5年ごとの更新なので、更新時期が近い職員がいそうな事業所には研修支援を提案する

業務名と工数を具体的に書く

「効率化できます」だけでは自社の業務を知らないと思われやすい。送迎業務、工賃計算、モニタリング記録、議事録作成など、現場の業務名を具体的に挙げることで初めて「わかっている」と伝わる。

• 職員会議録の作成負担に触れるときは「議事録作成に月◯時間」など具体的な工数を仮定して提示する
• 研修記録が紙保管の事業所には、クラウド化で検索時間を1件30秒以内に短縮できると伝える
• 相談支援専門員1人あたりの担当件数は35件が上限目安とされるため、これに触れて業務負担軽減ツールを紹介する
• 身体拘束適正化委員会は年2回開催義務があるので、これに触れつつ議事録雛形を無料提供する旨を50字以内で伝える
• 就労継続支援A型で生産活動収支がマイナスと見られる事業所には、収益改善の文脈で書く
• 就労定着支援は年度末に実績報告書を提出するため、この時期に合わせて定着率改善ツールの提案を送る
• 経営情報報告制度（2024年義務化）の入力代行は、事務負担軽減の文脈で伝えると読まれやすい

比較や断り文言の扱いに注意する

競合ツール名を名指しして比較する書き方は失敗しやすい。自社の独自性だけを訴求したほうが無難。また、一度断られた事業所に同じ切り口で再送しても反応は変わりにくい。

• 競合名は出さず、自社が何をどう解決できるかだけを書く
• 過去に断られた文面を見返し「検討します」などの断り文言をそのまま次の提案に引きずらない
• 断られた場合は切り口を変えて、別の確認項目（稼働率、加算算定状況など）から入り直す
• 決裁者が不在のまま提案を急ぐと話が進みにくいので、初回は情報提供のみにとどめて反応を見る

返信が来たときの準備をしておく

返信が来てから慌てて答えを考えると対応が遅れる。想定される質問への回答は先に用意しておく。

• 「料金はいくらか」「導入までの期間は」「他の事業所での導入実績は」といった質問への回答を事前に準備する
• 加算取得支援や研修支援など、提案内容ごとに簡単な想定問答を作っておく
• 返信があった内容(事務負担軽減など)はメモしておき、次の事業所への文面づくりに生かす

今日から整理しておくこと

• 送るタイミングを4月・10月を避けて5月・11月、実地指導後1ヶ月以内、実地指導直前は避けるという3つのルールで管理する
• 事業所ごとに設立年・送迎比率・記録様式・稼働率・加算算定状況をチェックリスト化して確認してから書く
• 送迎、工賃計算、議事録作成など業務名と工数を本文に具体的に書く
• 競合名は出さず自社の独自性だけを書き、断られた文言は次の提案で使い回さない
• 想定質問への回答を先に準備し、決裁者不在の初回提案は情報提供にとどめる